CHARTE DU CLUB AUDITS CROISES
La maîtrise du système de management est aujourd’hui le moyen incontournable et le plus sûr pour que nos entreprises soient compétitives.
L’audit constitue l’outil par excellence pour évaluer la performance des systèmes de management. Pourtant, la multiplication des audits dans l’entreprise peut entraîner un phénomène d’usure.
Créer un club d’audits croisés régional, c’est :
☞ relancer la pratique de véritables audits,
☞ développer les échanges de pratiques,
☞ sortir des audits routiniers perdant en efficacité,
☞ valoriser les auditeurs internes à travers des missions externes,
☞ redonner aux audits de la rigueur et améliorer leur suivi,
☞ s’étalonner autour de pratiques communes et règles partagées par tous.
La présente charte définit les conditions mises en œuvre du dispositif d’audits croisés inter entreprises en mutualisant les compétences des auditeurs internes bourguignons.
ARTICLE 1 – OBJET
La présente convention a pour objet, et ce en conformité avec les statuts du FQP Bourgogne Franche-Comté, de définir les règles entre auditeurs et audités.
Ces audits internes sont réalisés par des personnes externes à l’entreprise auditée.
ARTICLE 2 – CHOIX DES AUDITEURS
Les auditeurs déjà expérimentés, adhérents au FQP Bourgogne Franche-Comté, sont reconnus par l’association, sur la base de leur expérience.
L’entreprise auditée est seule habilitée à approuver l’équipe proposée et reçoit, à sa demande, le CV des auditeurs tenu à jour.
Elle peut récuser tout ou partie des membres qui la composent. Préalablement, le comité de pilotage du club audits croisés du FQP Bourgogne Franche-Comté a entériné la composition de l’équipe d’audits.
ARTICLE 3 – EXPLOITATION DES CONCLUSIONS DE L’AUDIT
Dans un délai maximum de 10 jours, l’entreprise reçoit le rapport formel établi conjointement par l’équipe d’audit et reprenant les éléments présentés lors de la réunion de clôture.
Comme pour un audit interne, réalisé par des personnes de l’entreprise cette dernière est seule responsable de l’exploitation des résultats. Par conséquent, elle s’engage à ne recourir à aucune juridiction en vue d’obtenir réparation à un préjudice, réel ou supposé, généré par l’exploitation de l’audit.
ARTICLE 4 – SECURITE GENERALE
L’entreprise auditée informe les auditeurs de ses règles générales et particulières, notamment :
- la sécurité des personnes et des biens,
- la sécurité des informations, des méthodes d’industrialisation et des prototypes.
Les auditeurs sont toujours accompagnés par un représentant de l’entreprise.
ARTICLE 5 – CONFIDENTIALITE
Les résultats d’audits, ainsi que les méthodes de fabrication, d’industrialisation, d’information et plus généralement toutes informations stratégiques sur l’entreprise, sont strictement confidentiels.
Tout manquement intentionnel sera étudié par le comité de pilotage du club audits croisés du FQP Bourgogne Franche-Comté qui statuera.
ARTICLE 6 – VALIDATION DES MODALITES D’APPLICATION DE CETTE CHARTE
Chaque entreprise s’inscrivant dans le processus d’audits croisés est adhérente au FQP Bourgogne Franche-Comté et accepte les clauses de la présente charte.
Il appartient à l’entreprise de donner son accord en retournant la présente charte signée.
ARTICLE 7 – PLANNING DES AUDITS
L’entreprise et l’équipe d’audit définissent conjointement les modalités de réalisation de l’audit.
Les entreprises doivent permettre à leurs auditeurs de disposer du temps nécessaire pour préparer les audits.
Les documents utilisés lors des audits (rapport…) sont ceux des entreprises accueillantes ; un cadre type est néanmoins défini par le club pour garantir le minimum d’informations nécessaires.
Le représentant de l’entreprise accueillant s’engage à présenter les documents nécessaires au bon déroulement de l’audit avant sa réalisation (manuel de l’entreprise, procédure d’audit, plaquette, documents types…) et d’assurer les conditions nécessaires au bon déroulement (conditions matérielles satisfaisantes, salles réservées, audités avertis…)
ARTICLE 8 – DEROULEMENT
L’entreprise est présente ou se fait représenter à la réunion de préparation du planning des audits.
ARTICLE 9 – EQUILIBRE ECONOMIQUE
L’échange repose sur le principe de l’équilibre des coûts et des services entre les entreprises qui s’auditent. De ce fait, aucun échange d’argent n’est envisageable. Les entreprises accueillantes prennent en charge les repas et, selon la distance, les frais de déplacement des auditeurs.
ARTICLE 10 – CLAUSE D’ANNULATION
La convention est annulée sur simple décision du conseil d’administration du FQP Bourgogne Franche-Comté.